What Employers Need To Know About Social Security

Manager going over new employee paperwork
•••

Hill Street Studios / Getty Images

一般来说,任何想在美国合法工作的人.S. needs a Social Security number (SSN). 雇佣员工的365App下载手机版需要知道这些数字,因为它们用于多种身份识别和验证目的. ssn也被两种类型的单一所有者365App下载手机版用于营业税识别目的.

本文详细介绍了雇主和个人经营者的社会保障网,以便他们能够遵守365App(IRS)和社会保障管理局(SSA)的规定.

Social Security Numbers vs. Tax ID Numbers

社会保险号(SSN)只是一种形式 taxpayer ID number. 一个雇员可能有几个其他标识之一:

SSNs for Single-Owner Businesses

Most business types need an EIN, but sole proprietorships 使用所有者的SSN作为其业务标识符,因为该业务类型被认为与所有者是独立的. A one-owner limited liability company (LLC), which is normally taxed like a sole proprietorship, 在大多数情况下,还可以使用所有者的社会安全号码作为业务标识符.

独资经营者和单一成员有限责任公司必须使用EIN, not their SSN, 如果365App下载手机版有雇员或必须支付消费税.

SSNs for Employee Verification

新员工可能需要ssn来验证他们有资格在美国工作.S. and for federal tax purposes.

Work Verification for Immigration Purposes

Employers must use Form I-9 from the U.S. 美国公民及移民服务局负责核实雇员身份及其在美国工作的授权.S. 社会保险卡只是这种目的的一种证件.

新员工可以使用社会保险卡或其他类型的文件(B类文件)来验证雇佣授权. 他们还必须提供另一个文件(C类文件),以建立身份. A Social Security card doesn't have a photo on it, 所以用这张卡无法验证身份. 你必须检查这些文件,并在表格I-9上注明你看过哪些文件.

如果有人给你一张社会保险卡,仔细看一下. The card must be unrestricted, meaning it can't have restrictive wording on it, like "NOT VALID FOR EMPLOYMENT,“只对INS授权的工作有效”或“只对DHS授权的工作有效”."

Work Identification for Tax Purposes

All new hires must complete Form W-4 他们必须在表格上填写SSN. The IRS does not allow employers to accept an individual tax identification number (ITIN) for employee work identification. ITIN仅用于某些无法获得SSN的个人的税务处理目的.

根据税法,你必须在每个员工的社保号上输入正确的社保号 W-2 form to report their taxable income for the year. 员工在W-4表上输入这个数字,所以请确保将它正确地复制到W-2表上. 您可能会因错误或丢失员工ssn而受到处罚.

Employer Correction Request Letters

雇主有时会在邮箱里收到一封信 Employer Correction Request 社会保障局遗失或不正确的社保号码. 这些信息可能是员工在他们的W-4表上给出的错误信息,或者是在W-2表上输入的错误信息.

Don't take any action against the employee. Laying off, suspending, firing, 或者歧视员工可能违反州或联邦法律.

要纠正这个错误,你需要向社会安全管理局登记 Business Services Online system. 然后按照信中的说明进行更正.

有关更正错误信件的更多信息,请咨询社会保障局, see this document with "Questions Employers Ask" and this webpage with sample error correction request notices.

Frequently Asked Questions (FAQs)

如何核实雇员的社会保障号码?

You can verify an employee's SSN by signing up for SSN Verification through the SSA's Business Services Online portal. You can also use the portal to correct any errors. 它只能用于核实现任或前任雇员,并且只能用于工资报告(表格W-2).

Can an employer require a Social Security card?

为核实雇员的工作资格而填写表格I-9, 社会保障卡并不是特别要求的. 这只是一系列可能的验证形式中的一种.

为了在雇员的W-4表格中使用代扣所得税,需要一个SSNN. 员工不需要向你出示他们的社会保障卡. 如果员工给你看他们的卡,你就可以把它复制下来做记录.

我能雇用没有社会保险号码的人吗?

雇佣一个声称自己没有社保卡或者不记得社保号的人是合法的, 但是你作为雇主,如果雇员W-2表格上的SSN不正确或缺失,你就要承担法律责任.

敦促该人尽快申请SSN或更换社会保障卡 SSA Form SS-5.

我如何知道一张卡是社会保障卡还是社会保障卡?

ITIN是一个9位数字,格式与SSN类似. 一个ITIN将以数字“9”开始,并具有从“50 - 65”的数字范围,” “70–88,” “90–92,” and “94–99” for the fourth and fifth digits.